Disclaimer: Những chia sẻ dưới đây hoàn toàn dựa trên trải nghiệm cá nhân. Có nghĩa là nó có thể hiệu quả với mình và không hiệu quả với rất nhiều người khác.

Hôm trước mình có đăng một story để chia sẻ về khả năng kiêm nhiệm của bản thân (mà mình nghĩ là khá ổn hic hic). Hiện tại thì đồng thời mình đang (1) đi học full time (7 courses một kỳ, trung bình ở đây mỗi sinh viên học 4-5 courses một kỳ), (2) làm leader ở một start-up, (3) làm leader ở một câu lạc bộ bên Thụy Sĩ, (4) mentoring 3 buổi một tuần, (5) review CV và apply job liên tục, (6) thi thoảng vẫn có thời gian để học khóa học trên Data Camp/ Coursera/ Linkedin Learning hoặc là thực hiện các dự án cá nhân khác.

Mình vốn là đứa làm việc khá theo cảm xúc. Hồi còn nhỏ ở nhà mình đã được cho nhiều sự tự do trong việc học. Bố mẹ không bao giờ bắt mình ngồi vào bàn học và thậm chí còn không kiểm tra bài vở của mình mấy. Điều này giúp mình có nhiều sự tự chủ trong học tập, không cần phải bị thúc giục, ép buộc mới hoàn thành công việc/ bài học (mình cũng rất ít khi bị stress bởi deadline). Nhưng bù lại, khả năng kỷ luật bản thân của mình ở mức âm vô cực.

Mình phát hiện ra khả năng kỷ luật bản thân khá kém từ tầm năm 3 Đại học, và mình đã cố gắng tìm rất nhiều phương thức khác nhau để có thể cải thiện productivity, khả năng time management sao cho phù hợp với style làm việc của bản thân. 
Và sau cũng vài năm cả đi làm + lại quay lại với việc học, đây là những gì mình rút ra được:

1. Để quản lý được công việc và thời gian, đầu tiên phải hiểu chính mình:
Hiểu rõ điểm mạnh yếu của bản thân là bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch quản lý thời gian của mình. Có những người kỷ luật bản thân rất tốt, có những người thì không. Có những người có khả năng tập trung rất cao và hoàn thành công việc ngay trong một lần, nhưng có những người dễ chán, hay phải đổi các công việc khác nhau để kéo lại sự tập trung (nhưng thường những người này sẽ có khả năng đa nhiệm cao). Việc thấu hiểu bản thân và vẽ ra một phương pháp phù hợp sẽ có ích hơn là bê đại một phương pháp nào đó của người khác rồi áp cho bản thân mình (mà bài này là một ví dụ lol).

2. Sau khi đã xác định được phương pháp phù hợp với bản thân, hãy chia các đầu mục công việc vào các block nhỏ
Như ở dưới hình, mình dùng Outlook calendar, và mình thực-sự-rất-thích quản lý lịch bằng outlook calendar. Tới mức mà, đôi khi nếu mình có việc bận mà không book vào lịch, mình sẽ quên hoàn toàn luôn... Ở dưới đây mình chia lịch ra thành các loại lịch khác nhau: xanh da trời là cho việc học; vàng là cho công việc; tím là cho hoạt động ngoại khóa; xanh lá là cho việc phát triển bản thân; xám là thời gian nghỉ ngơi/ thời gian bắt buộc cần có như ăn tắm ngủ nghỉ; và màu đỏ mình sử dụng cho các công việc quan trọng (thường là meeting hoặc là phỏng vấn).

Ở cột bên trái mình có note 2 khung giờ (giờ VN và giờ CH - vì mình phải làm việc ở cả 2 khung giờ này). Và ở bên phải mình có list các task cần phải hoàn thiện, chia theo ngày. Thông thường mình revise lịch 3 ngày một lần, và một lần cố định vào cuối tuần (để plan cho tuần sau). Mình link hết tất cả các loại lịch từ 2 cái google mails, 3 cái student mails (của 3 trường mà mình học/ exchange), 1 cái mail của club, và lịch đi lại của app public transport vào chung một lịch này để quản lý. Again, lí do là vì mình là đứa rất thích "visualize", và có trí nhớ tệ. Việc quản lý bằng lịch như thế này thực sự giúp mình tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhất là khi có sự thay đổi chỉ cần "kéo-thả" lịch là xong.

3. Hãy theo dõi khả năng của bản thân để có thể cân đối thời gian hợp lý cho một task và trong tương lai là giảm thời gian để hoàn thành một công việc xuống => nâng productivity.
Vì là một người làm việc theo sở thích nên thật sự là tới hiện tại point số 3 này vẫn khá là challenging với bản thân mình. Tuy nhiên việc note lại thời gian bắt đầu giúp mình có hình dung rõ hơn về giới hạn của bản thân. Ví dụ, khi mình làm plan thì mình có thể cho một đầu việc chiếm khoảng 3 tiếng đồng hồ, nhưng sau khi làm rồi mình nhận ra nó chỉ chiếm có 2 tiếng thôi. Hoặc có công việc mình dành 2 tiếng mà thật ra để hoàn thành thì mình phải dành ra 4 tiếng lận. Cụ thể hơn như là việc đọc sách hoặc academic articles, mình skim khá nhanh nhưng lại dễ mất tập trung, thế là mình cứ phải đọc 5-6 trang nghỉ một lần để "lại sức". Túm lại thì thời gian đọc của mình vẫn chỉ ngang hoặc thậm chí là chậm hơn người bình thường. Vậy nên xếp khoảng thời gian hợp lý cho bản thân sẽ giúp mình sắp xếp được nhiều hoạt động hợp lý hơn, tránh bị lố giờ hoặc thừa giờ (vì thường thừa giờ so với lịch là hay ngồi chơi). Sau đó mình sẽ track lại sau một khoảng thời gian xem productivity của mình có tăng hay không (làm cùng một đầu việc có xong trong khoảng thời gian ngắn hơn hay không), và điều chỉnh cho phù hợp.

4. Cuối cùng là, kỷ luật bản thân thì quan trọng đấy, nhưng chiều chuộng bản thân cũng quan trọng không kém.
Mình vẫn có cuối tuần ngủ tới 12 giờ trưa, đêm thức tới 3h sáng mỗi khi không quản lý được thời gian hợp lý. Và đó là chuyện bình thường, bởi đôi khi mình không quản lý được luồng công việc sẽ đổ tới mình. Bao giờ mình cũng mất khoảng 1 tuần để chỉnh lại lịch, sắp xếp lại thời gian mỗi khi mà công việc của mình bất chợt tăng lên hoặc giảm đi đáng kể. Chẳng hạn để sắp xếp cho việc kỳ tới mình đi học exchange ở một thành phố cách nơi mình ở 7 tiếng đi tàu, học 3 môn quantitative (thường mất thời gian hơn các môn qualitative cho việc làm bài tập), đồng thời viết master thesis, và vẫn cố gắng giữ các công việc như đã kể ở đầu bài, thì mình đã phải lên kế hoạch từ 2-3 tháng trước rồi. Và thậm chí là vẽ thử ra các scenario xem cách nào thì hợp lý hơn.

Mặc dù có một cái lịch đã định, mình không ngại lắng nghe bản thân và thay đổi nó để phù hợp với sức khỏe lúc đó, hoặc tự thưởng một hôm bất chợt được đi chơi mà không phải làm việc. Ngoài ra thì còn một lúc mà mình rất thường hay dùng để self reflect và suy nghĩ về công việc, đó là lúc đi tắm hoặc nấu ăn (khi mà tay có thể làm theo thói quen nhưng đầu thì không cần nghĩ gì mấy). Điều này giúp mình save rất nhiều thời gian cho việc brainstorming và sắp xếp công việc.

Fun fact: mặc dù nhìn lịch của mình hustle như vậy nhưng lúc nào mình cũng ở trong trạng thái nhìn chill chill kiểu không có việc gì làm. Bạn cùng nhà hồi ở SG của mình từng bảo là không hiểu sao mình đi làm MT mà tưởng phải bận lắm sao tối về toàn ngồi xem hài nhảm với tíc tóc ... =))))))))))

Hy vọng bài viết hữu ích với mọi người!

__________________________________________

Đến tỷ phú như Bill Gates hay Mark Zuckerberg xuất chúng tới vậy đều tìm cho mình một Mentor để học hỏi những bài học mà không sách vở nào có. Vậy khi bạn đang mông lung, hay gặp khó khăn khi trong quá trình học hỏi các kiến thức chuyên môn, kỹ năng mà không thể tìm được ở bất kỳ cuốn giáo trình, trang website nào thì bạn làm thế nào?

Thấu hiểu được nỗi băn khoăn ấy, Mentori đã cho ra đời nền tảng Mentoring với sứ mệnh kết nối cho các bạn sinh viên đến những anh chị, chuyên gia có chuyên môn về định hướng bản thân và kiến thức trong mọi lĩnh vực, ngành nghề mà các bạn theo đuổi. Với sự tham gia của đội ngũ Mentor giàu kinh nghiệm, thành công ở các lĩnh vực: HR, Marketing, Sales, Audit & Accounting, Finance & Banking,... đến từ những tập đoàn đa quốc gia nổi tiếng trên thế giới như: Unilever, PwC, EY, BCG, McKinsey,...

TÌM KIẾM VÀ KẾT NỐI NGAY VỚI MENTOR TẠI ĐÂY!