• Hướng dẫn này nhằm giúp Mentor hiểu rõ về quá trình mentoring, về các bước mà Mentor và Mentee sẽ cùng trải qua. Bên cạnh đó, YouthMentor còn cung cấp một vài lời khuyên để giúp quá trình mentoring của hai bạn trở nên hiệu quả hơn, đem lại kết quả xứng đáng với công sức các bạn đã dành ra.

• Bài test là một bước bắt buộc để YouthMentor xác định được rằng bạn đã thực sự đọc và hiểu rõ về quá trình mentoring khi tham gia vào mô hình. Sau khi đọc xong Hướng dẫn, hãy ấn nút "Làm bài test" ở cuối trang để bắt đầu. Chỉ khi hoàn thành bài test, bạn mới có thể chấp nhận yêu cầu kết nối từ phía Mentee.

1. Chấp nhận lời mời kết nối từ Mentee

• Khi nhận được yêu cầu kết nối từ Mentee, bạn sẽ có quyền lựa chọn đồng ý kết nối hay từ chối.

• Trước khi đưa ra quyết định của mình, để quá trình mentoring diễn ra hiệu quả, bạn nên:

- Đọc kỹ yêu cầu kết nối của Mentee để xem lĩnh vực mà Mentee yêu cầu, vấn đề Mentee đang gặp phải, mong muốn của Mentee trong quá trình mentoring có phù hợp với bạn không.

- Nghiên cứu profile của Mentee để hiểu về năng lực của bạn ấy.

• Nếu bạn thấy phù hợp, bạn cần lựa chọn một trong số các lĩnh vực mà Mentee muốn được mentoring và ấn nút "Chấp nhận" để bắt đầu quá trình mentoring; hoặc “Từ chối” và điền lý do từ chối.

Lưu ý: 

• Bạn được quyền kết nối với tối đa 05 Mentee tại cùng một thời điểm. Nếu bạn muốn kết nối với Mentee thứ 6, thì bắt buộc phải hoàn thành 1 trong 5 quá trình mentoring đang diễn ra.

• Bạn nên điền đầy đủ thông tin vào phần Hồ sơ, dẫn chứng các thành tích đã đạt được để có thể thu hút nhiều Mentee muốn kết nối với bạn hơn. 

2. Quá trình Mentoring:

• Trong vòng 10 ngày kể từ khi chấp nhận kết nối, bạn và Mentee cần lên kế hoạch và thống nhất cho buổi gặp mặt đầu tiên về thời gian, hình thức (online hay offline), nội dung buổi gặp mặt để Mentee điền nội dung đặt lịch trên giao diện "Chương trình Mentoring" (hãy nhắc để bạn ấy không quên nhé).

• Để có một buổi gặp hiệu quả, YouthMentor gợi ý bạn nên:

- Gặp mặt trực tiếp (Offline) trong buổi gặp đầu tiên.

- Làm quen, chia sẻ để xây dựng một mối quan hệ dựa trên sự tin cậy ("build a trust relationship") trước vì việc này ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả hoạt động mentoring.

- Chia sẻ về kinh nghiệm và công việc của bạn liên quan đến lĩnh vực mà bạn cố vấn cho Mentee trong chương trình mentoring này.

- Lên các quy tắc làm việc (ground rules), làm rõ các mục tiêu (goals), động lực (motivations), kỳ vọng (expectation) và quyết định, lựa chọn (choices) để Mentee có thể dễ dàng theo dõi chương trình hơn.

- Lên plan cho thời gian tới đối với những Mentee đã có định hướng theo tiêu chí S.M.A.R.T:

+ Specific (Cụ thể, rõ ràng): Muốn đạt được thành tích gì?

+ Measurable (Đo đếm được): Đặt ra cụ thể con số

+ Achievable (Khả thi): Mục tiêu có khả thi không? Đã vừa sức chưa?

+ Realistic (Thực tế): Có phù hợp với thực tế không?

+ Timebound (Có kỳ hạn): Đến bao giờ phải đạt được mục tiêu đó?

- Đối với những Mentee chưa có định hướng, bạn hãy:

+ Lập bộ câu hỏi để xác định điểm mạnh yếu và sở thích của Mentee.

+ Chia sẻ câu chuyện cá nhân của bạn về những trải nghiệm của mình, những khó khăn mà bản thân từng gặp phải cũng như những cách để vượt qua những khó khăn đó, từ đó tạo sự đồng cảm với Mentee cũng như giúp Mentee có thêm động lực để vượt qua khó khăn.

• Sau buổi gặp đầu tiên, Mentee sẽ phải viết report về buổi gặp mặt. Vậy nên hãy đảm bảo bạn đã truyền đạt đầy đủ và rõ ràng các thông tin, lên plan cụ thể và có lịch gặp mặt buổi thứ 2 với Mentee nhé.

• Trong quá trình mentoring sẽ có Coordinator từ YouthMentor luôn hỗ trợ cả hai, nếu bạn hay Mentee gặp vấn đề gì có thể liên hệ bạn đó để được giải quyết nhanh nhất, tránh gián đoạn chương trình.

• Quá trình Mentoring:

- Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm hỗ trợ Mentee: đưa ra những hướng dẫn, lời khuyên để Mentee hiểu về những công việc cần thực hiện cũng như có cái nhìn tổng quan về mục tiêu của cả quá trình mentoring.

- Bạn cần có thái độ:

+ Tôn trọng và thấu hiểu đối với Mentee của mình, theo dõi quá trình làm việc của Mentee để có thể có những thay đổi cần thiết trong quá trình mentoring

+ Thẳng thắn trao đổi, góp ý trên cơ sở xây dựng để Mentee có thể hoàn thiện bản thân tốt hơn.

- Hãy lập ra bảng đánh giá chi tiết cho Mentee về những mục tiêu cần đạt được cũng như % hiệu suất làm việc của Mentee để đánh giá quá trình phát triển của bạn ấy.

Lưu ý: Bạn không nên cầm tay chỉ việc mà nên để Mentee tự tư duy, chủ động đặt câu hỏi, phản biện để rèn luyện tính tự lập và trách nhiệm của bản thân. Bạn chỉ đóng vai trò là người cố vấn, hướng dẫn Mentee ở những lần đầu tiên và hỗ trợ những khi cần thiết

• Một quá trình Mentoring nên có 02 buổi gặp mặt trực tiếp được đặt lịch trên website giữa Mentor và Mentee trong vòng 2 tháng từ ngày kết nối thành công để có thể đảm bảo chương trình diễn ra hiệu quả. Nếu bạn muốn dừng kết nối ngay sau buổi đầu tiên, hãy đảm bảo bạn chắc chắn bạn đã truyền đạt đủ những kiến thức cần thiết cho Mentee và hai bạn không cần thêm một buổi nào nữa. YouthMentor khuyến khích bạn và Mentee gặp nhau nhiều hơn thế để có thể đem lại nhiều giá trị cho nhau hơn.

3. Kết thúc và feedback:

• Khi hai bạn đã hoàn thành các mục tiêu ban đầu đề ra, bạn có thể chủ động kết thúc quá trình mentoring trước khi đến hạn bằng cách ấn nút "Kết thúc quá trình Mentoring".

• Hệ thống sẽ tự động mời bạn điền Feedback cho Mentee và Feedback cho YouthMentor trước khi dừng lượt kết nối đó. Ngay sau khi hoàn thành Feedback, bạn sẽ lại có thêm lượt kết nối với Mentee mới.

Lưu ý: Feedback cho Mentee sẽ được gửi trực tiếp cho bạn Mentee và hiện công khai trên trang Hồ sơ của bạn ấy. Tương tự, feedback của Mentee về bạn sẽ được gửi trực tiếp cho bạn và hiện công khai trên Hồ sơ của bạn.

• Nếu sau 2 tháng hai bạn vẫn chưa thể hoàn thành mục tiêu và chưa nhấn "Kết thúc quá trình Mentoring", hệ thống sẽ tự động ngắt kết nối của hai bạn, đồng thời hiển thị trên profile của hai bạn là "Dừng chương trình giữa chừng". Hoạt động này không thể hoàn tác, và bạn sẽ mất 1 trong 3 lượt kết nối của mình. Vậy nên đừng để điều đó xảy ra nhé!